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CAPÍTULO 1
La planificación de un acto: del caos al orden
El acto y/o el evento
La teoría del caos
El puzzle
- El acto y su contenido
- La imagen corporativa
- Los medios de comunicación
- Los invitados y la taquilla
- Los proveedores y su gestión
- El equipo organizador
La teoría del orden o de la protocolización
CAPÍTULO 2
La arquitectura de los escenarios
La importancia de la ambientación
Los espacios y su ambientación
- Espacios fijos
- Espacios polivalentes
- Espacios efímeros
- Las ambientaciones
La comprensión visual
Las exigencias de la comunicación
La decoración integral
La arquitectura efímera
CAPÍTULO 3
El contenido de los actos y las funciones de los organizadores
La clasificación de los actos
- Actos de Estado
- Actos institucionales
- Actos comerciales
- Actos culturales
- Actos religiosos
- Actos académicos
- Actos deportivos
- Actos sociales
- Actos familiares
El contenido de los actos
Esquema básico de los actos
El contenido de los actos
Esquema básico de los actos
- Los recibimientos
- Ordenación de invitados
- Las bienvenidas y explicaciones
- La ejecución del hecho
- Los discursos
- El agasajo y la despedida
CAPÍTULO 4
Las nuevas tecnologías aplicadas a los actos
El profesional ejecutivo
Las aplicaciones del ordenador
- Bases de datos e invitaciones
- Agenda centralizada
- Organizador de actos
- El almacén
- La gestión interna
- Consulta
Internet, Intranet y acreditaciones
Otras tecnologías
CAPÍTULO 5
La gestión de los presupuestos de un acto
Los riesgos del gasto
Objetivos del presupuesto
- El presupuesto de la oficina de protocolo
- El presupuesto de un acto
- Gestión de los presupuestos
Segunda parte: La organización
de los actos más habituales
CAPÍTULO 6
Los recibimientos
Consideraciones generales
Recibimientos en el aeropuerto
- Las visitas de Estado
- Casos especiales
- Los vehículos
- La puerta del avión
- El público
- Los medios de comunicación
- Los ornatos
- La despedida
Recibimientos en las estaciones
Viaje en coche
Las autoridades que reciben
Recibimientos para actos
CAPÍTULO 7
Las inauguraciones
Consideraciones generales
Esquema de la organización
La recepción
Descubrimiento de placa
El acto institucional
La bendición religiosa
Las explicaciones técnicas
Carreteras y calles
El regalo
Firma en el libro de honor
El corte de cinta
El caso Dupont
CAPÍTULO 8
La primera piedra
Consideraciones generales
Esquema de la organización
Simbolismo histórico
Resumen general
Modelo de invitación
Modelo de placa para la primera piedra
Modelo de acta
Las visitas oficiales a las obras
- Visita de la autoridad que promueve la obra
- Visita por una autoridad ajena a la obra
- La seguridad y la indumentaria
CAPÍTULO 9
Las conferencias
Consideraciones generales
Las invitaciones
La presidencia y el orden de las intervenciones
Las características técnicas
Estructura general del acto
CAPÍTULO 10
Conmemoraciones y efemérides
Consideraciones generales
CAPÍTULO 11
Las presentaciones
Consideraciones generales
Esquema del acto
- Presentación de un producto
- Presentación de una publicación
- Presentación de un nuevo edificio o servicio institucional
CAPÍTULO 12
Las visitas oficiales de autoridades y personalidades
Consideraciones generales
Las visitas específicas
- La invitación
- El programa
- El saludo
- Placa conmemorativa
- Reunión
- El regalo y el libro de honor
- Comida
Visitas oficiales a una institución
Visitas de trabajo
CAPÍTULO 13
Entrega de premios
Consideraciones generales
Premios de carácter social
Premios de carácter institucional
Entrega de títulos oficiales o condecoraciones
Los Premios Príncipe de Asturias
Los Premios Nobel
CAPÍTULO 14
Las recepciones y audiencias
Consideraciones generales
La invitación
Recepciones no oficiales
Las audiencias
CAPÍTULO 15
Firmas de convenios y tratados
Consideraciones generales
El contenido del acto
El convenio simple
Los convenios múltiples
Otros aspectos
Caso real: la firma de la Constitución Europea
CAPÍTULO 16
Los actos luctuosos
Consideraciones generales
Ceremonias de despedida
- Comunicación oficial
- La esquela oficial
- La esquela de la empresa
- Homenaje / velatorio
- Condecoración póstuma
- El funeral
- Entierro
- Ceremonia para varios fallecidos
Funerales de estado
El funeral civil
La declaración de luto
- El crespón negro
- El luto en las entidades privadas
Homenajes póstumos
Caso real: funeral de Estado por los atentados del 11 M
CAPÍTULO 17
Las bodas
Consideraciones generales
La pedida
Las invitaciones
La indumentaria
Las comitivas o cortejos
El protocolo de los asientos
Los anillos
La ceremonia del enlace
El banquete nupcial
- Entrada al comedor, brindis y baile
CAPÍTULO 18
La organización de cumbres
Consideraciones generales
La convocatoria
El equipo organizador
La elección de la sede
- Características esenciales de la sede principal
- Los alojamientos
- Los aeropuertos o puntos de llegada
- Itinerarios y desplazamientos
- El protocolo de asientos
- Los intérpretes
- Llegadas a la sede principal
- El protocolo de la sesión
- Las credenciales
- Los actos paralelos
- Las reuniones previas
- El Libro de Protocolo
- Los enlaces
- La otra seguridad
- La fotografía oficial
Esquema general de una cumbre
Las cumbres europeas
Especificaciones técnicas relativas a la organización de un consejo europeo
CAPÍTULO 19
Los homenajes
Consideraciones generales
Los homenajes personales
- El programa
- La invitación/invitaciones
- El decorado
- El recibimiento
- El protocolo de la presidencia
- Firma en el libro de honor
- La escultura
- El almuerzo popular
- Los invitados del homenajeado
CAPÍTULO FINAL
La organización de eventos deportivos
Consideraciones generales
- El área de protocolo
- Las ceremonias
- La gestión de los palcos
- La gestión de los himnos y banderas
El mundo de la organización de actos ha evolucionado muchísimo en los últimos años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo, los conocimientos básicos para llevar a cabo un evento y las normas y tradiciones que se aplicaban hasta hoy ya no son suficientes para culminar con éxito cualquier tipo de celebración.
Por ello, este Manual pretende aportar nuevas propuestas y actualizar técnicas y teorías obsoletas para meterse de lleno por los derroteros de la comunicación, el diseño, las nuevas tecnologías, la producción, la arquitectura de los escenarios o la escenografía, las cuales marcan pautas imprescindibles para conseguir los objetivos que en estos tiempos buscan las instituciones, ya sean públicas o privadas, cuando organizan sus actos.
Este documento de carácter vivo es, casi con toda seguridad, el más vanguardista de cuantos han salido al mercado en materia de protocolo, aunque lógicamente y lejos de pretender sentar cátedra está llamado al debate y al contraste de opiniones.
Lo que sí resulta una realidad indiscutible es que el autor se propone conceptualizar lo que en la actualidad es protocolo, tratando de hacer ver a determinadas personas y grupos sociales que este término no tiene nada de peyorativo, demostrando que el profesional de esta disciplina es, en los tiempos que corren, el auténtico organizador de actos.
Por las novedades que aporta y las sorprendentes visiones que descubre, el autor ha conseguido culminar un trabajo que los expertos que lo han leído antes de ser impreso coinciden en que contiene lo que de verdad es actualmente el nuevo protocolo.
Es importante advertir al lector, además, que está concebido como la segunda parte del libro Técnicas de organización de actos que el autor publicó en octubre de 2004, por lo que, además de incluir numerosas novedades conceptuales, es la continuación de la mencionada obra que, dicho sea de paso, tuvo un impresionante éxito editorial.