OUTLOOK 2010 - ADMINISTRAR EFICAZMENTE EL CORREO ELECTRÓNICO - Tecno-Libro

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Administrar la avalancha de correos
A. Introducción
1. El correo electrónico: una herramienta de comunicación formidable
2. Administrar el correo electrónico: una tarea difícil de un tiempo a esta parte
3. ¿Quiénes son los «invasores» de su bandeja de entrada?
a. Algunas cifras para estudiar el problema
b. Introducción
c. Alguien le ha escrito
d. Emails masivos y mensajes de servicio
4. Diagnóstico: ¿quién le ha escrito?
a. Presentación del diagnóstico
b. Buscar todos los mensajes recibidos durante el último mes
c. Agrupar los mensajes por remitente
d. Analizar los resultados
5. Objetivo de este capítulo: «dominar» su bandeja de entrada
6. Principios básicos
B. Manos a la obra: ordenar los mensajes entrantes
1. Bases de su funcionamiento
2. Organizar las carpetas
a. Presentación
b. Crear una carpeta dentro de la raíz
c. Mover una carpeta
d. Otras acciones en una carpeta
e. Mover los mensajes
f. Archivar los mensajes
3. Reglas de clasificación alternativas
4. Clasificación alternativa
5. Aplicar una clasificación automática
a. Configuración de una regla de clasificación
b. Las reglas expandidas
c. Generalización de las reglas de clasificación a todos los mensajes entrantes
C. Jerarquizar y tratar las peticiones
1. Puesta en marcha
2. Terminar manualmente la clasificación de la bandeja de entrada
a. Principio
b. Las funciones que le van a facilitar la vida
3. Administrar los mensajes que requieren tratamiento (pendientes)
a. Principio
b. Las funciones que le van a facilitar la vida
D. Cómo gestionar mejor sus emails en pocas palabras
1. Reglas y principios
2. Metodología
Comunicarse mejor por email
A. Introducción
1. Ecología aplicada a los emails
a. Vista previa de la situación
b. Los errores del sistema
c. Un poco de ecología
2. Diagnóstico: ¿qué tipo de interlocutor es usted?
a. Objetivos
b. Buscar en los mensajes enviados
c. Agrupar los mensajes por destinatarios
d. Los destinatarios en copia
e. Las respuestas a los mensajes
f. Los mensajes reenviados
g. Los mensajes sin asunto
3. Determine su perfil
4. Objetivo de este capítulo: comunicarse mejor por email
5. Principios básicos
B. Limite el impacto de sus emails

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en el mundo, tanto en las empresas como en la esfera privada. Cada día se envían millones de e-mails a través de Internet e inundan nuestros buzones electrónicos.

Los clientes de correo como Outlook 2010 disponen de funcionalidades más o menos sofisticadas que permiten administrar este flujo, pero, a pesar de ello, cada vez más usuarios de correo electrónico se quejan de lo difícil que resulta administrar su bandeja de entrada, con toda esa avalancha de información cuyo tratamiento diario exige más y más tiempo: ¡vivimos invadidos por los emails!

Y, sin embargo, Outlook rebosa de funcionalidades que pueden ayudarle a minimizar el tiempo que pasa en la gestión de sus emails; además, respetando unas sencillas reglas de uso del correo electrónico, puede optimizar la comunicación.

Con este libro, lo primero que llevará a cabo es un diagnóstico del uso que hace del correo electrónico, que le servirá para deducir cuál es la organización más adecuada a su entorno de trabajo. A continuación aprenderá a aplicar estrategias y reglas de clasificación automática de los mensajes recibidos. Descubrirá asimismo las funcionalidades avanzadas, cuyo uso le permitirá tratar con más rapidez tanto los correos que exigen una acción por su parte como los que son puramente informativos.

En los capítulos siguientes, recibirá consejos y descubrirá técnicas y trucos para hacer que su comunicación sea más eficaz, y aprenderá a personalizar su entorno de trabajo en Outlook a fin de adaptarlo mejor a sus necesidades. Finalmente, el último capítulo le ayudará a decidir y ejecutar las acciones necesarias para que Outlook y su entorno de trabajo mantengan su rendimiento, fiabilidad y seguridad.