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MÓDULO I: EL PAPEL DEL SECRETARIADO EN EL ENTORNO EMPRESARIAL
La estructura empresarial
Introducción.
La empresa: elementos, funciones y clasificación.
La organización empresarial.
El organigrama como medio de representación de la estructura organizacional.
La dirección y el personal de secretariado
Introducción.
La dirección de la empresa.
La dirección por objetivos.
Relaciones de interacción entre dirección y personal de secretariado.
Funciones del servicio de secretariado.
Código deontológico del secretariado.
El puesto de trabajo.
Otras instalaciones.
Planificación y organización de tareas
Introducción.
Planificación.
Organización.
Calidad en las tareas de secretariado.
El archivo.
Mantenimiento del archivo físico.
Mantenimiento del archivo informático.
MÓDULO II: MEDIOS DE COMUNICACIÓN
La comunicación en la empresa
Introducción.
La comunicación: proceso, efectos y barreras.
Tipos de comunicación.
Técnicas de comunicación efectiva.
La asertividad y otras conductas de comunicación.
Los flujos de comunicación. Flujograma.
La comunicación oral
Introducción.
La comunicación oral en la empresa.
Formas de comunicación oral.
El lenguaje y la voz.
Formas de la comunicación no verbal.
La comunicación telefónica.
Servicios de telefonía para empresas.
Elementos de la atención telefónica.
Expresiones en la atención telefónica.
Llamadas telefónicas efectivas.
Métodos de comunicación inmediata.
La documentación escrita
Introducción.
Normas generales de redacción de documentos.
Documentos profesionales. Estructura.
Documentos internos.
Documentos mercantiles.
Otros documentos de interés.
La carta comercial.
El fax.
Normativa sobre protección de datos.
MÓDULO III: ACTOS, VIAJES Y PROTOCOLO
Actos empresariales
Introducción.
Las reuniones.
Fases de organización de una reunión.
Recursos para la reunión.
Documentación. Orden del día y convocatoria.
Funciones de los participantes en la reunión.
Clasificación de reuniones.
Organización de eventos.
Documentación previa y posterior al evento.
Tipos de eventos.
Planificación de viajes
Introducción.
La función del secretariado en la gestión de viajes.
Planificación del viaje.
Gestión de reservas.
Documentación.
El uso de vehículos de alquiler.
Medidas sanitarias.
La contratación de seguros.
Recomendaciones para el viaje.
Derechos del viajero.
Protocolo
Introducción.
Protocolo empresarial.
Imagen corporativa.
Protocolo telefónico.
Protocolo social.
Protocolo nacional e internacional.
Principios del protocolo empresarial internacional.
MÓDULO IV: LAS TIC EN LA EMPRESA
El correo electrónico y otros medios de comunicación
Introducción.
El correo electrónico.
Envío y recepción de mensajes.
Seguridad.
Skype.
Servicios de Internet
Introducción.
Los navegadores.
Los buscadores.
Búsquedas y resultados.
Las redes sociales profesionales.
Trabajar en la nube.
Este manual tiene como objetivo principal adquirir los conocimientos necesarios para desarrollar funciones propias del personal de secretariado de dirección, a través de:
- Distinción de las principales formas jurídicas de constitución de empresas, así como de los tipos de organización empresarial; optimización de las relaciones con la dirección y desarrollo de habilidades de comunicación interpersonal.
- Identificación de actividades de apoyo administrativo y aplicación de técnicas de archivo.
- Utilización de criterios de optimización en la organización de recursos, y en la gestión del tiempo.
- Organización de reuniones y eventos empresariales; así como planificación de viajes a través de las gestiones necesarias, cumpliendo con objetivos y procedimientos propuestos.
- Aplicación de normas de protocolo empresarial.
- Conocimiento de aplicaciones informáticas para la gestión de transmisión de información y documentación; así como aplicaciones de tecnología para conversaciones de voz.
- Realización de búsquedas óptimas de información en Internet, conocimiento de redes sociales y aspectos básicos de trabajar en la nube.
